Wie erstelle ich einen maschinenlesbaren Lebenslauf?
Einer meiner letzten Blogartikel befasste sich mit den Auswirkungen des Einsatzes von KI auf den Bewerbungsprozess. Aufgrund einiger Nachfragen findest du in diesem Blogartikel Hinweise zur Erstellung eines maschinenlesbaren Lebenslaufs.
Warum ist Maschinenlesbarkeit deines Lebenslaufs so wichtig?
In sehr vielen Unternehmen kommen heute so genannte ATS, d.h. Application oder Applicant Tracking Systeme – auf Deutsch Bewerber- oder Bewerbungs-Managementsysteme – zum Einsatz.
Diese erleichtern im Unternehmen die Steuerung des Bewerbungsprozesses und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beteiligten im Unternehmen. Umso größer das Unternehmen, um so wahrscheinlich ist es, dass deine Bewerbung von einem solchen System verwaltet wird.
Diese Systeme sind nicht wirklich neu auf dem Markt und kommen verstärkt seit gut 10 Jahren zum Einsatz, Stichwort: Digitalisierung der Personalprozesse. Als Personalleiter habe ich solche Systeme selber eingeführt und genutzt. Richtig eingesetzt, sind sie für alle Beteiligten ein Segen.
Die meisten dieser Systeme beinhalten einen so genannten CV-Parser – also eine Technologie, die deinen Lebenslauf und ggf. auch weitere Unterlagen automatisiert scannt, nach bestimmten Informationen darin sucht und die gefundenen Informationen innerhalb des ATS bestimmten Datenfeldern zuordnet und so übersichtlich aufbereitet.
Häufig erstellen diese Systeme dann auch ein Ranking verschiedener Bewerbungen anhand vorher vom Unternehmen definierter Kriterien. Die am Einstellungsprozess beteiligten Mitarbeitenden sollen sich zunächst auf Bewerbungen konzentrieren, die formal vielversprechend aussehen und eine Einstellung wahrscheinlicher erscheinen lassen. In dieses Trefferset möchtest du mit deinen Unterlagen kommen.
Ziel des Unternehmens ist, die unternehmensinternen Abläufe im Rahmen des Bewerbungsprozesses schnell, schlank und effizient aufzustellen, um so für alle Beteiligten ein positives Erlebnis zu schaffen.
Eine Maschine kann viel mehr Lebensläufe in kürzerer Zeit verarbeiten, als ein Mensch das kann. Darüber hinaus folgt sie immer einem vordefinierten Prozess und ist insofern weniger anfällig für typische Bewertungsfehler als ein Mensch.
Aber – auch diese Systeme können Fehler machen und Daten in deinem Lebenslauf falsch interpretieren oder übersehen. Und deswegen ist es so wichtig, dass dein Lebenslauf von diesen Systemen gut gelesen und verstanden werden kann. Denn dein Lebenslauf soll ein „Match“ sein und in der Kandidatenliste möglichst weit oben stehen.
Welche Fehler können mir schaden?
Ein Beispiel: Das Wort „Schlange“ kann semantisch unterschiedlich interpretiert werden. Es könnte das Tier meinen oder aber die Warteschlange beim Bäcker, sonntagsmorgens beim Brötchenholen.
Wir Menschen wissen aufgrund des Kontextes im Text in der Regel sehr schnell, was gemeint ist. Das geht meist so schnell, dass wir uns nicht mal dessen bewusst werden, dass wir hier gerade eine semantische Bewertung vornehmen.
Die Algorithmen von CV-Parsern können das auch, sie sind entsprechend trainiert und mit Hilfe moderner KI Sprachmodelle werden sie sogar immer besser. Du siehst an diesem Beispiel trotzdem, wie wichtig Kontext ist.
Gleiches gilt für Rechtschreibfehler sowie Grammatikfehler. Diese können ebenso zu einer Fehlinterpretation führen, wie fehlender Kontext. Genauso können Abkürzungen zu einer fehlerhaften Interpretation führen.
Neben der Fehlinterpretation können in deinem Lebenslauf schlichtweg Informationen fehlen, die für die Stelle besonders relevant sind. Dazu später mehr.
Wie mache ich es richtig?
Achte zunächst auf eine klare Struktur deines Lebenslaufs.
Verwende eine tabellarische Form ohne jedoch Tabellen zu nutzen. Tabellen können viele CV-Parser auch heute noch oft nicht korrekt verarbeiten. Verwende daher Überschriften, Absätze, Tabulatoren und Listen mit Aufzählungszeichen. Hebe Überschriften durch Fettschrift hervor. Verwende einheitliche Formatierungen für Inhalte gleicher Art.
Nutze allgemeinverständliche und weit verbreitete, häufig genutzte Überschriften wie „Ausbildung“, „Fähigkeiten“ oder „Berufserfahrung“.
Diese geben deinem Inhalt einen klaren Kontext und das sorgt für bessere Verständlichkeit. Überschriften wie „Was ich bisher gemacht habe“ klingen auf der ersten Blick auch verständlich, trotzdem ist es nicht das, was die Maschine erwartet und führt möglicherweise zu einer Missinterpretation deiner Informationen.
Gib den einzelnen Stationen deiner Berufserfahrung eine klare Gliederung. Zum Beispiel in der Form Zeitraum, Firmenname, Position, Stichpunkte für Aufgaben.
Achte auf relevante Inhalte.
Bei der Analyse deiner Bewerbung durchsucht der CV-Parser deine Unterlagen, besonders deinen Lebenslauf nach vom Unternehmen vorher definierten Schlüsselbegriffen, sogenannte Keywords.
Das sind Begriffe, die das geforderte Fachwissen oder bestimmte Fähigkeiten, Ausbildungsabschlüsse sowie Erfahrungen beschreiben. Diese Keywords müssen in deinem Lebenslauf zu finden sein.
Analysiere jede Stellenausschreibung genau auf die dort vewendeten Keywords. Mach dir am besten eine Liste. Kennzeichne Keywords, die mehrfach genannt werden, diese werden wahrscheinlich besonders wichtig sein.
Im nächsten Schritt prüfe, ob diese relevanten Keywords in deinem Lebenslauf enthalten sind. Passe also jeden Lebenslauf individuell an die ausgeschriebene Stelle an. Ja, das macht Arbeit, diese lohnt jedoch und zahlt sich schnell aus, wenn du zu einem Gespräch eingeladen wirst. Auf keinen Fall solltest du auf Standardlebenslauf zurückgreifen und immer wieder diesen – ohne Individualisierung an die Stelle – versenden.
Achte darauf, die Keywords möglichst genau in der Form im Lebenslauf zu platzieren, wie sie in der Stellenausschreibung genannt sind. Manchmal musst du dafür vielleicht eine Formulierung ändern, um zum Beispiel die Mehrzahl statt der Einzahl eines Wortes verwenden zu können. Umso präziser die im Lebenslauf verwendeten Begriffe mit denen aus der Stellenausschreibung übereinstimmen, umso besser.
Eine Herausforderung können hier Positionsbezeichnungen sein. In vielen Unternehmen ist man heute sehr kreativ, wenn es um die Benennung von Positionen geht. Alles soll attraktiv und modern klingen. Manchmal treibt das echte Stilblüten. Ich bin sicher, du kennst die ein oder andere aus deinem Unternehmen oder von Freunden. Da wird dann aus der:m „Kundenbetreuer:in“ ein „Customer Relationship Representativ“ oder aus der:m „kfm. Sachbearbeiter:in“ ein „Accounting Ninja“.
Die Herausforderung besteht zum einen darin, dass nicht eindeutig ist, welche Aufgaben und Verantwortungen genau mit dem Begriff verbunden sind. Das lässt sich durch ein paar klärende Stichpunkte in der folgenden Aufgabenbeschreibung im Lebenslauf noch schnell heilen. Problematischer ist, dass diese Positionsbezeichnungen in deinem Lebenslauf sich später auch in deinen Zeugnissen wiederfinden und auch wiederfinden sollten, damit die Zeugnisse und der Lebenslauf zusammen passen.
Ich empfehle hier bei solchen Bezeichnungen zunächst die Originalbezeichnung aus dem Zeugnis in den Lebenslauf zu übernehmen und dann in Klammern eine Formulierung zu ergänzen, die allgemeinverständlicher ist. Du kannst auch die vom Zielunternehmen verwendete Positionsbezeichnung verwenden, wenn sie deckungsgleich ist.
Ein weiteres Thema kann sich aufgrund der Berufsbezeichnung an sich ergeben. In den vergangenen Jahrzehnten sind Berufe immer wieder mal modernisiert worden. Zum Beispiel gibt es heute im Kfz-Handwerk den Kfz-Mechatroniker. Diesen Begriff wirst du heute in Stellenausschreibungen finden. Vorher hieß dieser Beruf Kfz-Mechaniker. Wenn du also Kfz-Mechaniker gelernt hast, dann sollte in deinem Lebenslauf vielleicht auch irgendwo der moderne Begriff des Mechatronikers auftauchen.
Achte auf CV-Parser-freundliche Gestaltung
Was das heißt, erkläre ich dir hier. Oben habe ich schon über die Struktur im Dokument gesprochen. Jetzt geht es um Elemente wie Schrift und Grafiken.
Am besten benutzt du weit verbreitete Standardschriftarten wie zum Beispiel Arial. Die sind zwar nicht unbedingt stylisch und auch nicht fancy, aber sie sind gut maschinenlesbar und darauf kommt es an.
Ich selber habe viele Jahre Piktogramme wie ein Telefon oder einen Telefonhörer für meine Telefonnummer genutzt. Oder andere für meine Anschrift und meine E-Mail Adresse. Darauf verzichte ich heute, denn CV-Parser kommen damit nicht gut zurecht.
Mache verwenden einen Haken wie diesen √ als Aufzählungszeichen. Kann ich nicht empfehlen. Nutze lieber die Standards deines Textverarbeitungsprogramms und verzichte konsequent auf Sonderzeichen, Grafiken, Piktogramme etc. Wenn du deinen Gehaltswunsch angeben sollst, verzichte auf das €-Zeichen und schreib das Wort Euro aus.
Verzichte auf schicke Designvorlagen von Tools von Canva & Co. Die mit diesen Tools generieten Lebensläufe sehen zwar oft wirklich schön aus. Sie enthalten aber eben meist auch viele Grafikelemente, Kästen etc. die von CV-Parsern oft nicht richtig gelesen werden können. Gute handwerkliche Textverarbeitung mit Tools wie Word, Pages oder auch OpenOffice sind zwar in mancherlei Hinsicht „langweilig“, aber eben gut maschinenlesbar.
Nach meiner Erfahrung neigen auch KI-Tools wie ChatGPT bei der Formulierung eines Lebenslaufs zur Verwendung von schicken Zeichen, die den Inhalt unterstreichen und Struktur geben sollen – aber nicht wirklich maschinenlesbar sind. Insofern lass dir bei der Formulierung eines Entwurfs gerne von KI Tools helfen und überarbeitet diesen Entwurf dann.
Am Ende kommt es noch auf das Dateiformat an, in dem du deinen Lebenslauf in das Bewerbungstool hochlädst. Ich empfehle dir das Format PDF, weil dieses Format den am weitesten verbreiteten Standard darstellt. Du solltest deinen Lebenslauf jedoch nicht ausdrucken und dann einscannen, um ihn in ein PDF Dokument zu verwandeln. Besser ist, du nutzt einen PDF Drucker, um aus deinem Textdokument direkt ein PDF zu erstellen. So stellst du sicher, dass die Maschinenlesbarkeit deines Lebenslaufs nicht durch einen Scan wieder verloren geht. Wenn dein PC keinen PDF Drucker installiert hat, findest du im Internet gute Freeware für diesen Zweck.
Life Hack 1
Wenn du deinen Lebenslauf soweit fertig hast, kannst du ihn von einem KI-Tool deiner Wahl prüfen lassen. Lade dazu deinen Lebenslauf in das KI-Tool hoch und gebe einen Prompt wie zum Beispiel diesen hier mit: „Ich möchte meinen Lebenslauf für CV-Parser optimieren. Erstelle mir bitte eine Tabelle mit Verbesserungsvorschlägen. Beachte dabei die unterschiedlichen technischen Feinheiten der gängigen CV-Parser-Systeme.“ Die Verbesserungsvorschläge können deinem Lebenslauf den letzten Schliff geben.
Bitte bedenke dabei jedoch, dass du dem KI-Tool dabei deine persönlichen Daten übergibst. Ich empfehle eine pseudonymisierte Fassung deines Lebenslaufs zu verwenden. Statt deines Namens verwendest du dann zum Beispiel Maximilian Mustermann und statt deiner Telefonnummer eine generische.
Life Hack 2
Du kannst auch die Stellenausschreibung mit einem KI-Tool analysieren und dir die Keywords geben lassen. Zum Beispiel kannst du sagen „Ich möchte mich auf diese Stellenausschreibung bewerben. Was sind die relevanten Keywords dieser Stellenausschreibung, die unbedingt in meinem Lebenslauf auftauchen sollten?“ und die Stellenausschreibung als Link oder PDF mit hochladen.
Fazit
Wenn du weißt, worauf du achten sollst, ist es gar nicht mehr so schwer einen für CV-Parser optimierten, maschinell lesbaren Lebenslauf zu erstellen. Neben dem Inhalt zählt solides Handwerk der Textverarbeitung.
Möchtest du deinen Lebenslauf optimieren, gebe ich dir gerne ein Feedback dazu und beantworte deine Fragen.
Verfasst / Aktualisiert am:
22.04.2025
Bildnachweis:
Erstellt mit Stable Diffusion Web by Christian Brackelmanns
