Wer sich lange nicht mehr beworben hat, ist mit den aktuellen Gepflogenheiten und Entwicklungen im Bewerbungsprozess möglicherweise nicht mehr vertraut.
Hier erfährst du, was du aktuell beachten solltest. Hierbei gehe ich besonders auf den Einfluss von KI Tools ein, welche immer häufiger auf Arbeitgeberseite zur Unterstützung des Auswahlprozesses eingesetzt werden.
Ich bin neugierig, was die überraschendste Erkenntnis für dich ist. Lass gerne mal einen Kommentar da.
Einfluss von KI im Überblick
KI Tools sind in den letzten zwei Jahren immer besser geworden. Es wundert daher nicht, dass sie auch immer häufiger zur Unterstützung von Einstellungs- und Bewerbungs-Prozessen eingesetzt werden. Wie oben schon erwähnt, geht es hier in erster Linie um die Effekte des Einsatzes von KI Tools durch die suchenden Arbeitgeber. Selbstverständlich kannst du KI Tools auch nutzen, um deine Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Darauf gehe ich hier aber nur am Rande ein.
Aus meiner Sicht die wichtigste Veränderung und gleichzeitig eine, die von vielen Bewerbenden leicht übersehen wird, ist die Tatsache, dass durch den Einsatz von KI Tools auf Arbeitgeberseite ein weiterer Player in den Bewerbungs- und Auswahlprozess kommt. Während du mit deinen Unterlagen bisher als erstes einen Menschen im Unternehmen überzeugen musstest, der mit Bewerberauswahl betraut ist, musst du nun sehr häufig zunächst an einer Maschine vorbei.
Zwar hat mit der Einführung von Onlinebewerbungen bereits die maschinelle Vorsortierung von Bewerbungen Einzug in den Bewerbungsprozess gehalten. Doch erst mit den modernen KI Tools verändert sich für dich die Situation dramatisch.
Bei der Einführung von Onlinebewerbungstools ging es häufig in erster Linie darum, mit Hilfe eines Onlineformulars deine Informationen strukturiert und standardisiert zu erfassen. Das erleichterte auf der einen Seite die Auswertung und Sortierung von Bewerbungen nach gewissen Kriterien. Es ersparte aber vor allem die Dateneingabe durch Mitarbeitende des Unternehmens, sie wurde quasi an dich „outgesourced“. Darüber hinaus erleichterte es die Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter innerhalb des Unternehmens, da alle Beteiligten zeitgleich auf die gleichen Informationen zugreifen können. Das kopieren und verteilen von Papierbewerbungen war vorher viel aufwändiger.
Anhand des Onlinefragebogens konntest du dir immer noch recht gut ein Bild machen, was das Unternehmen wissen will und worauf es möglicherweise bei deiner Bewerbung ankommt. Beim Einsatz von KI Tools weißt du nicht, welche Parameter der Algorithmus nutzt, um deine Unterlagen zu analysieren und zu ranken.
Ob das gut oder schlecht ist, überlasse ich dir zu beurteilen. Studien haben in der Vergangenheit gezeigt, dass Personaler im Schnitt weniger als eine Minute mit deinem Lebenslauf verbracht haben, bevor sie über Absage oder nächste Runde entschieden haben. Eine Maschine wird wahrscheinlich noch viel schneller sein, aber sie widmet jedem Lebenslauf die gleiche Aufmerksamkeit und ist deutlich weniger anfällig für Beurteilungsfehler. Ihr ist egal, ob du auf dem Foto hübsch aussiehst oder nicht. Was ihr nicht egal ist, ob sie dich versteht.
Entscheidend ist daher, dass du die Maschine bzw. den Algorithmus anständig fütterst!
Das bedeutet in erster Linie, die Stellenanzeige gründlich zu analysieren und nach Keywords zu durchsuchen. Das ist an sich nicht neu und war auch bisher für eine erfolgreiche und individualisierte Bewerbung wichtig. Die Bedeutung dieses Schrittes nimmt jetzt nochmal zu.
Du solltest aus der Ausschreibung herausfiltern, was dem Unternehmen besonders wichtig ist. Es kommt dabei darauf an, die Begriffe für Qualifikationen, Kompetenzen und Aufgaben herauszufiltern, die vom Unternehmen verwendet werden. Diese Begriffe müssen sich in deinen Unterlagen genau so wiederfinden, damit der Algorithmus deine Bewerbung mit einem guten Ranking versieht.
Umso häufiger ein Begriff oder eine Formulierung in der Stellenausschreibung genannt wird, umso wichtiger ist dieser Begriff wahrscheinlich für das Ranking. Er sollte dementsprechend nach Möglichkeit auch in deinen Unterlagen häufiger als einmal vorkommen. Aber Vorsicht, es geht nicht darum die Begriffe einfach nur oft zu nutzen. Achte darauf, sie sinnvoll in deine Unterlagen einzubinden.
Ein Beispiel – wenn „Erfahrung im Umgang mit schwierigen Kunden“ verlangt wird, dann hast du diese möglicherweise aufgrund deiner Tätigkeit im Beschwerdemanagement. Trotzdem würde „Erfahrung im Beschwerdemanagement“ nicht exakt gleich gut ranken.
Am besten machst du dir eine Liste mit Anforderungen und schreibst dir exakt die vom Unternehmen verwendeten Formulierungen auf. Als nächstes schreibst du deine dem entsprechenden Erfahrungen und Fähigkeiten in deinen Worten daneben, so wie du sie bisher im Entwurf deines Lebenslauf oder Anschreiben verwendest. Dann suchst du Formulierungen, welche die des Unternehmens aufgreifen und setzt diese an die entsprechenden Stellen deiner Dokumente.
Lebenslauf
Der Lebenslauf ist das zentrale Element einer gelungenen Bewerbung. Das ist immer noch so. Und wahrscheinlich wirst du mitbekommen haben, dass man Lebensläufe heute „rückwärts“ schreibt, also die letzte berufliche Station ganz oben steht und du dich dann Station für Station bis zu den Anfängen deiner beruflichen Karriere vorarbeitest.
Während in den letzten Jahren häufig dazu geraten wurde, mit einem ungewöhnlichen Design auf dich aufmerksam zu machen und so aus dem Masseneinerlei heraus zu stechen, hat die Einführung von KI auf Seiten der Arbeitgeber einen eher gegenläufigen Effekt.
Setzen Arbeitgeber KI Tools bei der Vorsortierung eigehender Bewerbungen ein, kommt es nicht nur darauf an, dass ein Mensch deinen Lebenslauf attraktiv findet und gut lesen kann. Die Maschine muss deinen Lebenslauf ebenfalls gut lesen können, denn wenn du da nicht punkten kannst, sieht möglicherweise niemand im Unternehmen deine Unterlagen. Es kommt daher besonders darauf an, deinen Lebenslauf gut zu strukturieren. Hilfreich sind daher klare und eindeutige Zwischenüberschriften.
Bei der Auswahl der Begriffe empfehle ich dir auf allgemein verständliche und verbreitete Begriffe wie „Berufserfahrung“ und „Fähigkeiten“ zu setzen. Blumige Synonyme klingen vielleicht fancy, werden von den Algorithmen aber möglicherweise missinterpretiert und deine Bewerbung somit nicht gut verstanden.
Bei der Beschreibung deiner Aufgaben und Tätigkeiten solltest du darauf achten, Begriffe zu verwenden, die auch ein außenstehender Mensch versteht, der nicht vom Fach ist. Es sind immer noch Menschen, die die Algorithmen programmieren. Darüber hinaus verfalle nicht dem „Aküfi“ – dem Abkürzungsfimmel deiner Branche. Innerhalb deines Unternehmens versteht man dich vielleicht, wenn du Abkürzungen benutzt. Aber selbst innerhalb deiner Branche kann das schnell zu Missverständnissen führen.
Erinnerst du dich vielleicht noch an „Rinderwahnsinn“ oder die damit verbundene Abkürzung „BSE“? „BSE“ steht hier für Bovine Spongiforme Enzephalopathie. Veterinäre denken vielleicht auch heute noch zunächst daran, wenn sie BSE hören. In Bankenkreisen stand das für Belegloses Scheckeinzug Verfahren. Kennt heute auch kaum noch jemand, da Schecks heute nahezu bedeutungslos geworden sind.
Wie oben schon erwähnt kommt es nun darauf an, deine Berufserfahrung mit den identifizierten Keywords aus der Stellenausschreibung zu beschreiben. Umso häufiger die exakte Formulierung in deinen Unterlagen zu finden ist, umso besser werden deine Unterlagen wahrscheinlich gerankt.
Zur Strukturierung empfehle ich dir übersichtliche Aufzählungen und sinnvolle Absätze zu wählen. Auf die Nutzung von Tabellen, Emojis, Grafiken etc. solltest du so weit wie möglich verzichten. Maschinen mögen es sachlich klar.
Anschreiben
Über den Sinn oder Unsinn eines Anschreibens wird immer noch heftig diskutiert. Für viele Bewerbende und auch Unternehmen gehört es dennoch immer noch zu einer vollständigen Bewerbung dazu. Sofern ein Unternehmen „vollständige Bewerbungsunterlagen“ verlangt und nicht ausdrücklich auf ein Anschreiben verzichtet, empfehle ich dir immer auch in ein gutes Anschreiben zu investieren.
Ich weiß, dass vielen das Anschreiben besonders schwer fällt. Hier auf die Unterstützung von KI zu setzen und es sich einfacher zu machen, klingt auf den ersten Blick total verlockend. Es gehört allerdings viel Input und Arbeit dazu, damit ein KI Tool ein individuelles, auf dich zugeschnittenes Anschreiben formuliert, das auch nach dir klingt.
Wenn du KI Tools einsetzen möchtest, dann betrachte die Ergebnisse als Grundlage deiner Arbeit. Individualisiere den KI Entwurf mit deinen eigenen Worten und ergänze ihn um persönliche Aspekte und Formulierungen.
Und auch im Anschreiben solltest du darauf achten, zentrale Formulierungen aus der Stellenausschreibung aufzunehmen, so dass diese vom Algorithmus schnell identifiziert werden können.
Anlagen
Neben deinem Lebenslauf und einem Anschreiben werden meist auch weitere Unterlagen gefordert. Manche Arbeitgeber möchten es Bewerbenden möglichst einfach machen und verzichten im ersten Schritt auf weitere Unterlagen. Dann kommt es erst recht darauf an, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben gut formuliert sind und alle wichtigen Informationen sowie Keywords enthalten sind.
Wenn du deiner Bewerbung weitere Unterlagen beifügen möchtest, achte darauf, dass die Qualität der digitalisierten Unterlagen gut ist. Brauchte man früher einen guten Scanner, leisten heute moderne Smartphones und Tablets schon sehr gute Dienste bei der Digitalisierung von Zeugnissen, Zertifikaten etc. Optimal sind Scans, die maschinenlesbare Dokumente produzieren. Auch wenn du bei diesen Dokumenten keinen Einfluss darauf hast, welche Begriffe verwendet werden, findet der Algorithmus möglicherweise trotzdem Begriffe, die deine Bewerbung stützen und zu einem besseren Ranking führen.
Achte bei der Digitalisierung auch darauf, dass das Dokument vollständig abgebildet ist und nicht verzerrt dargestellt wird. Investiere ruhig etwas Zeit in die Nachbearbeitung und korrigiere zum Beispiel schräge Ränder.
Viele Geräte liefern als Output eine Bilddatei. Ich empfehle diese in ein PDF Dokument umzuwandeln. Auch das leisten heute häufig bereits Smartphone und Co.
Darüber hinaus empfehle ich dir, jedes Dokument einzeln als PDF Datei zu speichern, mit einem klaren, sprechenden Namen zu versehen und im Rahmen der Bewerbung einzeln hochzuladen. Ein sprechender Name, wie zum Beispiel „Arbeitszeugnis_Musterfirma_2024-12-31.pdf“ gibt Mensch und Maschine sofort einen Hinweis, um was für ein Dokument es sich handelt und welche Informationen hier zu finden sind.
Bündelst du mehrere Dokumente in einer PDF muss mehr gesucht und interpretiert werden. Hierbei besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen übersehen werden. Sowohl vom Menschen als auch von einer Maschine. Der Mensch sucht vielleicht nicht intensiv genug, weil er unter Zeitdruck steht. Die Maschine versteht die unterschiedlichen Dokumente vielleicht nicht sauber voneinander zu trennen und verschluckt so Informationen.
Fazit
KI Tools haben einen spürbaren Einfluss auf das heutige Bewerbungsgeschehen.
Trotzdem ist es kein Hexenwerk und wer die neuen Spielregeln verstanden hat, kann die eigenen Unterlagen dahingehend optimieren.
Darüber hinaus lohnt sich der Aufwand möglicherweise doppelt, da ein Algorithmus unabhängig und objektiv agiert.
Lieferst du das Gesuchte, wirst du auch im Trefferset landen und die Wahrscheinlichkeit, eine Einladung zum Gespräch zu erhalten steigt.
Du möchtest mehr darüber erfahren oder deine Situation mit mir teilen?
Dann buch dir hier einen Termin für ein kostenloses Telefonat mit mir.
Gemeinsam finden wir heraus, wie du deine Ziele erreichen kannst.
Verfasst / Aktualisiert am:
28.01.2025
Bildnachweis:
Christian Brackelmanns
